Politique de confidentialité

lmnp-access SAS (« lmnp-access ») attache la plus grande importance à la protection des données personnelles de ses utilisateurs (« Vous »). La présente politique décrit, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi Informatique et Libertés modifiée, les conditions dans lesquelles Vos données sont collectées, traitées et conservées.

Responsable de traitement

Le responsable de traitement est lmnp-access SAS, dont le siège est situé à [ADRESSE COMPLÈTE], immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 932 481 207.

Pour toute question relative à vos données : dpo@lmnp-access.fr.

Les données des locataires que nos clients enregistrent dans la gestion locative obéissent à une autre répartition : le bailleur en est le responsable de traitement, et lmnp-access agit pour lui en qualité de sous-traitant. Elles sont décrites dans la section Données des locataires de nos clients.

Données collectées

Lecture seule des données bancaires

L'accès à vos comptes bancaires est strictement en lecture seule via un agrégateur agréé par l'ACPR (Powens) en qualité d'établissement de paiement. L'authentification se fait directement sur le site de votre banque (Strong Customer Authentication, DSP2). lmnp-access ne reçoit jamais vos identifiants bancaires.

Quand vous supprimez votre compte, la connexion à votre banque est coupée dès la suppression, et au plus tard le lendemain. Les opérations déjà importées sont effacées avec votre comptabilité.

Durée de conservation

• Liste d'attente : jusqu'à l'envoi du message d'ouverture, et au plus tard 12 mois après l'inscription. Effacement sur simple demande, à tout moment.
• Données comptables et fiscales : tant que le compte est ouvert. À sa suppression, elles vous sont restituées, puis effacées dans le mois.
• Preuves des déclarations produites : 5 ans après la suppression du compte. Il s'agit de la liasse fiscale telle qu'elle a été figée à sa validation, et de ce qui atteste son dépôt et sa télétransmission. Nous les gardons en archive, à accès restreint, pour pouvoir établir ce que nous avons produit si un litige survenait dans le délai de prescription (article 2224 du Code civil, article 17.3.e du RGPD).
• Données de compte : tant que le compte est ouvert, gratuit ou abonné. À sa suppression, elles sont effacées au bout de 14 jours. Seule une ligne réduite est gardée 10 ans, parce qu'elle relie nos factures : elle ne porte plus que des identifiants techniques, les références de paiement et les dates de fermeture et d'effacement.
• Journaux techniques : 12 mois.
• Statistiques de visite du site public : 6 mois, chez Umami.
• Nos factures d'abonnement : 10 ans, chez notre prestataire de paiement (article L.123-22 du Code de commerce).
• Données des locataires de nos clients : pendant le bail et jusqu'à la clôture de leurs comptes, puis 3 ans, avant anonymisation. Si le bailleur supprime son compte avant, elles lui sont restituées puis effacées (voir ci-dessous).

Quand vous supprimez votre compte

Vous pouvez supprimer votre compte vous-même, depuis la page « Profil » de l'application. Un code envoyé à votre adresse e-mail confirme que la demande vient de vous. Vous pouvez alors récupérer toutes vos données en une archive, à télécharger sur place avant de confirmer la suppression.

Le compte est fermé aussitôt, et son contenu est effacé au bout de 14 jours. Jusque-là, vous pouvez revenir sur votre décision par le lien de l'e-mail de confirmation, ou en écrivant à dpo@lmnp-access.fr. Si la suppression avait mis fin à votre abonnement, il reprend à la réouverture, si la période payée n'est pas échue ; la connexion bancaire, elle, est à rebrancher.

Un compte que nous fermons nous-mêmes est effacé 30 jours après sa fermeture.

La loi vous impose de conserver vos livres et pièces comptables pendant six ans (article L.102 B du livre des procédures fiscales), et l'administration peut vous demander votre fichier des écritures comptables (FEC) lors d'un contrôle. C'est pourquoi l'archive le contient, pour chaque exercice dont la déclaration a été acceptée.

Données des locataires de nos clients

La gestion locative permet au bailleur de tenir le dossier de ses locataires : nom, adresse et e-mail, loyers appelés et encaissés, dépôt de garantie, et le cas échéant les relances et le dossier d'impayé avec ses pièces. Ces personnes ne sont pas clientes de lmnp-access.

Pour ces données, le bailleur qui utilise lmnp-access est le responsable de traitement. lmnp-access est son sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : nous les hébergeons et les traitons sur ses instructions, sans autre usage que la gestion de ses baux. Les quittances envoyées par e-mail passent par notre prestataire d'e-mails transactionnels, cité parmi les sous-traitants ci-dessous.

Combien de temps nous les gardons

• Pendant le bail, et jusqu'à ce que les comptes entre le bailleur et le locataire soient soldés.
• Puis 3 ans, en archive. C'est le délai pendant lequel l'un ou l'autre peut encore agir au titre du bail (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989), et la durée que retient le référentiel de la CNIL sur la gestion locative. Il court à partir du dernier fait connu, en retenant la date la plus tardive entre la fin du bail, le dernier versement, le dernier acte de recouvrement, la restitution du dépôt de garantie et la clôture du dossier d'impayé.
• Ensuite, les données sont anonymisées. Le nom devient « Locataire anonymisé ». L'adresse et l'e-mail sont effacés, tout comme les motifs et notes saisis sur les baux, les pièces du dossier d'impayé et le libellé des virements bancaires rattachés aux loyers. Les montants et les dates restent, parce que la comptabilité du bailleur en a besoin. Une écriture comptable déjà passée n'est pas modifiée : si le libellé d'un virement, repris par la banque, y cite le locataire, il suit la durée de conservation de la comptabilité, que la loi impose au bailleur.

Quand le bailleur supprime son compte, notre mission de sous-traitant prend fin. Comme le prévoit l'article 28.3.g du RGPD, nous lui restituons les données de ses locataires dans l'archive de ses données, puis nous les effaçons au bout de 14 jours, avec le reste du compte.

Aucune anonymisation n'intervient d'elle-même tant qu'un bail du locataire est en cours ou n'a pas de date de fin, ni tant qu'un dossier d'impayé est ouvert : le bailleur peut alors avoir besoin de ces éléments pour faire valoir ses droits. Chaque anonymisation est consignée dans un journal qui ne désigne le locataire que par un identifiant technique.

Compte laissé sans usage. Lorsqu'un compte sans abonnement n'a reçu aucune connexion depuis 24 mois, nous écrivons à son titulaire. Si personne ne s'y connecte dans les 30 jours qui suivent, les données de tous ses locataires sont anonymisées, y compris pour les baux en cours, puisque le service n'est plus utilisé. Le compte lui-même et sa comptabilité restent soumis aux durées indiquées plus haut. Un compte abonné n'est jamais concerné.

Si vous êtes locataire

Vos droits d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition s'exercent auprès de votre bailleur, responsable de vos données. Si vous écrivez à dpo@lmnp-access.fr, nous transmettons votre demande à votre bailleur. Sur son instruction, nous pouvons lui remettre l'ensemble des données qui vous concernent, ou les anonymiser avant la fin du délai. Un effacement peut toutefois attendre tant que ces données servent à constater ou à défendre un droit en justice (article 17.3.e du RGPD), par exemple pendant une procédure d'impayé.

Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont jamais cédées ni vendues. Elles peuvent être communiquées aux sous-traitants suivants, encadrés par un contrat conforme à l'article 28 RGPD :

• Hébergement : [OVHcloud SAS / Scaleway / autre, UE]
• Agrégation bancaire : Powens (France)
• Paiement : Stripe Payments Europe Ltd (Irlande)
• Hébergement du site public, protection anti-robot et liste d'attente : Cloudflare, Inc. (États-Unis), encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne
• E-mails transactionnels : Mailjet SAS (France)
• Mesure d'audience du site public : Umami Software, Inc. (États-Unis), sans cookie, encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne

Aucun transfert hors de l'Union européenne n'est effectué sans garanties appropriées (clauses contractuelles types ou décision d'adéquation).

Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès et de copie de vos données
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : vous supprimez votre compte depuis la page « Profil », dans les conditions décrites plus haut. Seules les preuves des déclarations produites et nos factures sont gardées, pour les durées indiquées.
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité : que votre compte soit gratuit ou abonné, vous pouvez demander l'export de vos données depuis la page « Profil » de l'application, que l'on ouvre par le menu à votre nom. Nous examinons chaque demande dans un délai d'un mois au plus. Une fois la demande validée, nous préparons une archive qui réunit vos données en fichiers CSV, un format structuré et lisible par machine, avec les documents que vous avez déposés. Elle contient aussi le fichier des écritures comptables (FEC) de chaque exercice dont la déclaration a été acceptée, et les liasses fiscales validées. Un e-mail vous prévient quand elle est prête, et vous la téléchargez depuis votre espace personnel pendant 7 jours. Une nouvelle demande est possible 30 jours après la dernière demande validée. L'archive préparée lors de la suppression du compte n'attend pas d'examen, et la règle des trente jours ne s'y applique pas. Vous pouvez aussi écrire au DPO, à l'adresse ci-dessous.
• Droit d'opposition
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès

Pour exercer ces droits, écrivez à dpo@lmnp-access.fr en joignant une copie d'une pièce d'identité. Leur exercice est gratuit, et nous répondons dans un délai d'un mois (article 12 du RGPD). Vous disposez par ailleurs du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Sécurité

lmnp-access met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement TLS 1.3 en transit, chiffrement au repos pour les données sensibles, hachage Argon2id des mots de passe, isolation multi-tenant stricte, sauvegardes quotidiennes chiffrées, journalisation des accès. Les détails techniques sont décrits sur la page Sécurité.

Cookies

L'usage des cookies est détaillé dans notre politique cookies.

Modifications

La présente politique peut être amenée à évoluer. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de document. En cas de modification substantielle, Vous serez informé(e) par e-mail au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur.